2014. szeptember 03. szerda, 13:21

A cikk eredetije itt olvasható: http://www.hrportal.hu/hr/legyen-on-is-lean-kezdje-a-rendrakassal-20140709.html

 

A lean japán eredetű folyamatszervezési módszer, amelyet főként a gyártásban alkalmaznak. De miért ne hasznosíthatnánk lényeglátó, szikár tanácsait az otthonunkban vagy az irodánkban? A lean office egyre inkább elterjedt, számos vállalat komoly erőfeszítéseket tesz a bevezetéséért. Megmutatjuk mit tehet az egyszeri dolgozó, aki hatékonyabb munkavégzésre vágyik.

 

A lean lényege a folyamatok karcsúsítása, racionalizálása. A japán termelővállalatok által kidolgozott rendszer nem csak a gyártósorokon vethető be, hanem akár a házimunkában vagy az irodában, szellemi feladatoknál is. Egy kis elméleti alapvetés: a lean egyik ökölszabálya, hogy a munkafolyamatnak minél inkább a vevői igényeket kell kiszolgálnia, ami pedig nem teremt számukra hozzáadott értéket, az leépítendő. A vevő itt nem feltétlenül a cég termékének végfelhasználóját jelenti. Egy back office feladat esetében például a belső ügyfelekre kell koncentrálnunk, azokra, akiket munkájával segít, támogat az irodista.

 

Kaizen, 5S, 3M, gemba, pokajoke és egyéb kódszavak és rövidítések temérdeke nehezíti a leanben való eligazodást. Most a lean-szüzeknek adunk egy kis ízelítőt, hogyan lehet egyszerűbb és hatékonyabb az élet egy irodában a lean segítésével.

 

Az 5s lényege a munkahely rendezetté tétele és rendben tartása. Ez nem is annyira egyszerű, mint ahogy hangzik. A rend fenntartása nagy fegyelmet igényel.

 

Rakjunk rendet!

 

  • Seiri: Távolítsuk el a nem használt iratokat, eszközöket, szabadítsunk fel helyet

  • Seiton: Dolgozzunk ki tárolási rendszert, legyen meg mindennek a helye, tegyük láthatóvá

  • Seiso: Tartsuk tisztán és üresen az asztalunkat és fiókjainkat, a nap végén rámoljunk el 

  • Seiketsu: Szabványosítsuk, tartsuk fenn a rendet, rendszeresen végezzünk felülvizsgálatot

  • Shitsuke: Az 5S legyen mindennapi gyakorlat, mutassunk példát, oktassunk

 

Egy egyszerű példa: a lean gondolkodásmódja nemcsak a munkahelyen lehet segítségünkre. Ha például lakásfelújításkor az ember konyhát tervez, érdemes rá emlékeznie. A különböző munkafelületeket úgy kell egymáshoz képest elhelyezni, hogy a főzés során a legkevesebb pakolászásra, talpalásra legyen szükség. Az eszközöket is eszerint helyezzük el! A munkalap legyen közel a főzőlaphoz, a hűtő pedig nyíljon a munkalap felé, hogy ne kelljen időt pazarolva kerülgetnünk, illetve könnyen belepakolhassuk a pultra tett szatyorból a bevásárlást. Egy igazi lean gyártósornál ez kulcskérdés: nem pazarolhatjuk a drága időt! Mottainai - nem engedhetem meg magamnak, hogy pazaroljak, mondják. A leanesítés egyik mérőszáma az is, hogy a folyamat mennyivel gyorsul fel az áttervezés után.

 
 

A konyhai helyszín szabályait az irodában alkalmazva ezekre érdemes odafigyelni:

- Nézzük át a lomokat az asztalodon, fiókodban és távolítsunk el mindent, amit nem használunk minden nap.

 

- A kezünk ügyében tartott dolgokat rendszerezzük: a mappákat feliratozzuk, kategorizáljuk, hogy minél könnyebben megtaláljuk. Érdemes a mappákat olyan sorrendbe rendezni, ahogyan azokat a munkafolyamat során használjuk. Fontos, hogy a munkafelület tiszta legyen. Az így kialakított rendszer legyen a szabvány: a munkanap végén mindig rakjunk rendet.

 

A rendrakás természetesen nem csak a fizikai térre vonatkozik. A számítógépeken is rendkívül fontos, hogy ne öntse el az asztalt számtalan régen használt fájl, ezeket is érdemes mappába rendezni, és egy rendszer szerint, lehetőleg a dátumot is tartalmazó fájlnévvel ellátni. Az irodában a közösen használt dokumentumok elnevezésére is érdemes egy szabványt bevezetni, hogy egymás munkájában könnyebben eligazodjunk.

 

Törekedni kell a 30 másodperces szabályra: úgy kell kialakítani a munkafelületet, hogy bármit megtaláljunk fél perc kereséssel - ezt sokkal nehezebb elérni mint gondolnánk, de jó benchmark lehet az újítás sikerességének értékelésénél.

 

Természetesen az 5S bevezetése nem kevés időt igényel, de később bőven megtérül a korábban keresgélés során elpazarolt időn, és a fontos papírok, fájlok és jegyzetek elvesztése okozta kár és kellemetlenség is kiküszöbölhető, illetve a helyettesítést, betanítást és egymás számítógépének használatát is leegyszerűsíti.

 

Ez persze akkor a leghatékonyabb, ha az egész iroda beszáll, és közös erővel teszik élhetőbbé a munkateret, ami közösségformáló erővel is bír. Egy évek óta használt iroda újrarendezése nem kis feladat. A megszokásból otthagyott, de már nem használt régi számítógép, vagy az évek óta ki sem nyitott, kartonokkal teli szekrény eltávolítása sokszor senkiben sem merül fel, pedig helyet szabadít fel a hasznosabb dolgok számára.

 

 

Kapcsolódó képzéseink:

 

 

Megrendelőink

Partnereink , hallgatóink mondták

QP Zrt.

"Az oktató az MSA képzést, ami egy nagyon száraz és nehéz anyag, úgy tudta átadni nekünk, hogy az élvezhető és megtanulható volt. Mindkét képzésnél az oktató szakmai tudása kimagaslott &ea...

Felhasználói menü

Facebook

Facebook

Linkedin

Linkedin