2014. szeptember 03. szerda, 13:21

A cikk eredetije itt olvasható: http://www.hrportal.hu/hr/legyen-on-is-lean-kezdje-a-rendrakassal-20140709.html

 

A lean japán eredetű folyamatszervezési módszer, amelyet főként a gyártásban alkalmaznak. De miért ne hasznosíthatnánk lényeglátó, szikár tanácsait az otthonunkban vagy az irodánkban? A lean office egyre inkább elterjedt, számos vállalat komoly erőfeszítéseket tesz a bevezetéséért. Megmutatjuk mit tehet az egyszeri dolgozó, aki hatékonyabb munkavégzésre vágyik.

 

A lean lényege a folyamatok karcsúsítása, racionalizálása. A japán termelővállalatok által kidolgozott rendszer nem csak a gyártósorokon vethető be, hanem akár a házimunkában vagy az irodában, szellemi feladatoknál is. Egy kis elméleti alapvetés: a lean egyik ökölszabálya, hogy a munkafolyamatnak minél inkább a vevői igényeket kell kiszolgálnia, ami pedig nem teremt számukra hozzáadott értéket, az leépítendő. A vevő itt nem feltétlenül a cég termékének végfelhasználóját jelenti. Egy back office feladat esetében például a belső ügyfelekre kell koncentrálnunk, azokra, akiket munkájával segít, támogat az irodista.

 

Kaizen, 5S, 3M, gemba, pokajoke és egyéb kódszavak és rövidítések temérdeke nehezíti a leanben való eligazodást. Most a lean-szüzeknek adunk egy kis ízelítőt, hogyan lehet egyszerűbb és hatékonyabb az élet egy irodában a lean segítésével.

 

Az 5s lényege a munkahely rendezetté tétele és rendben tartása. Ez nem is annyira egyszerű, mint ahogy hangzik. A rend fenntartása nagy fegyelmet igényel.

 

Rakjunk rendet!

 

  • Seiri: Távolítsuk el a nem használt iratokat, eszközöket, szabadítsunk fel helyet

  • Seiton: Dolgozzunk ki tárolási rendszert, legyen meg mindennek a helye, tegyük láthatóvá

  • Seiso: Tartsuk tisztán és üresen az asztalunkat és fiókjainkat, a nap végén rámoljunk el 

  • Seiketsu: Szabványosítsuk, tartsuk fenn a rendet, rendszeresen végezzünk felülvizsgálatot

  • Shitsuke: Az 5S legyen mindennapi gyakorlat, mutassunk példát, oktassunk

 

Egy egyszerű példa: a lean gondolkodásmódja nemcsak a munkahelyen lehet segítségünkre. Ha például lakásfelújításkor az ember konyhát tervez, érdemes rá emlékeznie. A különböző munkafelületeket úgy kell egymáshoz képest elhelyezni, hogy a főzés során a legkevesebb pakolászásra, talpalásra legyen szükség. Az eszközöket is eszerint helyezzük el! A munkalap legyen közel a főzőlaphoz, a hűtő pedig nyíljon a munkalap felé, hogy ne kelljen időt pazarolva kerülgetnünk, illetve könnyen belepakolhassuk a pultra tett szatyorból a bevásárlást. Egy igazi lean gyártósornál ez kulcskérdés: nem pazarolhatjuk a drága időt! Mottainai - nem engedhetem meg magamnak, hogy pazaroljak, mondják. A leanesítés egyik mérőszáma az is, hogy a folyamat mennyivel gyorsul fel az áttervezés után.

 
 

A konyhai helyszín szabályait az irodában alkalmazva ezekre érdemes odafigyelni:

- Nézzük át a lomokat az asztalodon, fiókodban és távolítsunk el mindent, amit nem használunk minden nap.

 

- A kezünk ügyében tartott dolgokat rendszerezzük: a mappákat feliratozzuk, kategorizáljuk, hogy minél könnyebben megtaláljuk. Érdemes a mappákat olyan sorrendbe rendezni, ahogyan azokat a munkafolyamat során használjuk. Fontos, hogy a munkafelület tiszta legyen. Az így kialakított rendszer legyen a szabvány: a munkanap végén mindig rakjunk rendet.

 

A rendrakás természetesen nem csak a fizikai térre vonatkozik. A számítógépeken is rendkívül fontos, hogy ne öntse el az asztalt számtalan régen használt fájl, ezeket is érdemes mappába rendezni, és egy rendszer szerint, lehetőleg a dátumot is tartalmazó fájlnévvel ellátni. Az irodában a közösen használt dokumentumok elnevezésére is érdemes egy szabványt bevezetni, hogy egymás munkájában könnyebben eligazodjunk.

 

Törekedni kell a 30 másodperces szabályra: úgy kell kialakítani a munkafelületet, hogy bármit megtaláljunk fél perc kereséssel - ezt sokkal nehezebb elérni mint gondolnánk, de jó benchmark lehet az újítás sikerességének értékelésénél.

 

Természetesen az 5S bevezetése nem kevés időt igényel, de később bőven megtérül a korábban keresgélés során elpazarolt időn, és a fontos papírok, fájlok és jegyzetek elvesztése okozta kár és kellemetlenség is kiküszöbölhető, illetve a helyettesítést, betanítást és egymás számítógépének használatát is leegyszerűsíti.

 

Ez persze akkor a leghatékonyabb, ha az egész iroda beszáll, és közös erővel teszik élhetőbbé a munkateret, ami közösségformáló erővel is bír. Egy évek óta használt iroda újrarendezése nem kis feladat. A megszokásból otthagyott, de már nem használt régi számítógép, vagy az évek óta ki sem nyitott, kartonokkal teli szekrény eltávolítása sokszor senkiben sem merül fel, pedig helyet szabadít fel a hasznosabb dolgok számára.

 

 

Kapcsolódó képzéseink:

 

 

Megrendelőink

Partnereink , hallgatóink mondták

Gia Form Kft.

Az oktatáson olyan információkat szereztem, amit fel tudok használni a munkám során, egyúttal meg is könnyítik azt....

Felhasználói menü

Facebook

Facebook

Linkedin

Linkedin