Folyamatfejlesztési gyakorlat

Kategória: Lean rendszer

Miért fontos a folyamatfejlesztés?

 

A legtöbb cég folyamatos fejlődéssel jutott el a jelenlegi állapotába. Az egymás  után felmerülő tevékenységek az adott pillanatban kínálkozó megoldással kerültek beépítésre, gyakran előzetes tervezés, vizsgálat és a jövőre való továbbgondolás nélkül. A tradicionális szervezetek szakmai tudás szerint rendeződött részlegekből épülnek fel, ezzel szemben a működésük folyamat szerinti.

 
 
 

Az egyes részlegek céljai természetesen a vállalat céljaiból vezethetők le, azonban a kitűzésük után prioritást élveznek: a részlegeket (és azok vezetőit) a saját kitűzött céljukhoz viszonyítva mérik, így konfliktus esetén kérdéses, melyik célrendszer szerinti döntés születik. Másrészről a vevő nem különböző részlegek eredményeit kapja, hanem a  vállalati folyamatok eredményét, termék vagy szolgáltatás formájában. Ezért alapvető fontosságú, hogy a vevőelégedettséget biztosító folyamatok összhangban legyenek a vállalkozás célrendszerével.

 

A folyamatfejlesztés lépései

 

A folyamatfejlesztés metódusa és lépései megegyeznek termelési illetve adminisztratív folyamatok esetén, ahogy azt a következő példák mutatják.

 

1. Jelen állapot rögzítése, vesz​teségek megjelenítése

 

Ekkor kerül sor a felmérni kívánt folyamat mutatóinak (KPI- Key Performance Indicator) elemzése és folyamattal kapcsolatba kerülők véleményének összegyűjtése. Nagyon gyakran már ez a pont is szolgál felismeréssel:

  • Valóban úgy mennek a dolgok, ahogy „papír szerint” menni kellene? 

  • Mindenki egyformán érti és egyformán végzi?

  • Ki mit tart problémának a folyamattal kapcsolatban?

 

Cégünk a LEAN megközelítés alapján állít tükröt a cégek elé, milyen veszteségek merülnek fel:

 

 

A fejleszteni kívánt folyamatban az összes veszteséget feltárjuk, ezzel egy „menüsor”-t adunk a Megrendelő kezébe. Látja a tartalékokat, látja mihez lehetne nyúlni és annak milyen hatása van.

 

2. Célkitűzés

 

Ideális állapotban minden veszteség megszüntetésre kerül. Természetesen tudjuk, hogy az ideális állapot elérése lehetetlen, azonban pont ez ad hajtóerőt: a cég megoldhat sok problémát, de még mindig vannak lehetőségei. Ezt a koncepciót jól meg kell ismertetni és elmagyarázni, ellenkező esetben a résztvevők vesztesnek fogják érezni magukat. Látják a problémahalmazt és úgy érezhetik, hogy ez az Ő eddigi munkájukat minősíti. Fontos érezni, hogy ez nem minősítés, hanem egyszerűen helyzetfeltárás. A fent említett menüsor alapján nem az a kérdés van-e lehetőség, hanem az, mire van a cégnek kapacitása és mi a változási tűrőképessége. A veszteségek kiküszöbölése erőforrást igényel, jól meg kell tervezni, mennyit tud a cég a napi üzletmenet mellett erre áldozni. A másik sarkalatos kérdés pedig a „változási tűrőképesség”. Hiába van elég erőforrás, nem tud egy szervezet túl sok változást egyszerre feldolgozni. Olyan ütemben kell haladni, hogy kezelhető legyen.

 

3. Akcióterv

 

Hasonlóan a célok kitűzéséhez, az akciótervezésben is az erőforrások rendelkezésre állása és a „változási tűrőképesség” a két fő kérdés. Ezek mérlegelése után történik a menetrend megállapítása:

  • mit teszünk

  • ehhez milyen erőforrást rendelünk

  • mit várunk tőle 

  • mikorra várjuk az eredményt

 

Az akciótervezésben azonban két másik tényezőt is figyelembe kell venni:

 

Alakítsunk ki felfelé menő spirált!

 

A veszteségek kiküszöbölése fontos, hisz ez hitelesíti a programot. Ha kevesebb a veszteség jobb az eredmény (ez hitelesíti a tulajdonosok és vezetőség felé) és kevésbé hektikus a munkavégzés (ez hitelesíti a dolgozók felé). Azonban ugyanilyen fontos, hogy a problémák megoldását arra is felhasználjuk, hogy a problémamegoldó képességet is fejlesszük! Vonjuk be az érdeklődőket, nyitottabbakat, adjuk át a módszert, hogy aztán ők tudjanak tanítani másokat. Így a problémák megoldása mellett azt is biztosítottuk, hogy egyre több problémát tudjunk megoldani saját erőből!

 

Kommunikáció

 

Alaposan tervezzük meg, mit és hogyan fogunk kommunikálni. Ennek illeszkedni kell a szervezeti kultúrába, ugyanakkor nyomatékosan meg kell jelenni mindenki felé.

 

4. Végrehajtás

 

Természetesen a lényegi része a programnak a végrehajtás. Ekkor a szervezet megtapasztalja, hogy a veszteségeket ki lehet küszöbölni! A tervnek megfelelő haladás biztosítása a vezetőség feladata, párhuzamosan a más folyó munkákkal (technológia ill. termékfejlesztés,…).

Nem szabad az első visszaeséseknél megijedni és az egész programot a sutba dobni! Akkor ez a kezdeményezés is veszteség volt! Áttervezés, finomhangolás folyamatosan lehetséges és szükséges, hisz mindenki menet közben tanulja a változást!

 
 

 

Lean4U - Lean testre szabva

A LEAN módszereit az elmúlt évtizedben egyre több vállalat megpróbálta bevezetni, több-kevesebb sikerrel. A tapasztalatok azt mutatták, hogy a teljes kiképzett állomány töredéke végzett igazán eredményes ...

Partnereink , hallgatóink mondták

Izotóp Intézet Kft.

A szolgáltatás színvonalát kiválónak tartjuk....

Felhasználói menü

Facebook

Facebook

Linkedin

Linkedin