Az időpazarlás helyett lehet produktívan is tölteni egy céges értekezletet, ha megfogadjuk a néhai Apple-vezér, Steve Jobs erre vonatkozó tanácsait. A kulcsszó a hatékonyság.
Nem mondunk újat azzal, hogy az egymást követő céges meetingek nagy része egy idő után unalomba fullad, s a hatékonyságot illetően is sokakban merülnek fel kérdőjelek. Jobs szerint az egyik legfontosabb szabály, hogy minél kevesebben vegyünk részt egy-egy ilyen találkozón.
Az úgynevezett „két pizza szabály” szerint – amelyet egyébként Jeff Bezos, az Amazon alapítója is alkalmaz – maximum akkora értekezletet kell tartani, ahol a résztvevőknek elég lenne két pizza. Elon Musk, a Tesla „atyja” ezen felül arra is bátorítja munkatársait, hogy ha nem tudnak semmi érdemit hozzátenni a találkozóhoz, akkor inkább sétáljanak ki onnan.
A létszámkorlát mellett a napirendi pontok száma is kulcskérdés. Ha ugyanis túl sok mindent akarsz egyetlen értekezletbe belesűríteni, annak az lesz a vége, hogy egyetlen témát sem fogtok tudni megfelelően átbeszélni, és előbb vagy utóbb a résztvevők sem fogják tudni fenntartani a figyelmüket. Így meg odavész a bevezetőben említett hatékonyság.
Tippünk, hogy maximum három napirendi pontot vitassatok meg egy–egy meetingen, s Jobs mesterrel egyetértve nem csupán a találkozókon résztvevők létszámát, de az értekezlet időtartamát is érdemes a lehető leginkább minimalizálni. Minél tovább ültök a tárgyalóasztalnál, annál kevésbé tud mindenki koncentrálni, így egy idő után azon kívül, hogy vesztegetitek az időtök és elfáradtok, mást nem értek el.
Fél óra éppen elegendő arra, hogy minden megvitassatok, aztán mindenki mehet, s foglalkozhat a saját feladataival. Ez persze a vezető szempontjából is komoly felkészülést igényel, de a munkatársak értékelni fogják, ha nem kell két órán keresztül egy unalmas meetingen görnyedniük.
