Hogyan válhat a belső audit adminisztratív kötelezettségből a vállalati működés egyik leghatékonyabb fejlesztési eszközévé?
Az audit, amelyen minden rendben van legalábbis papíron
Képzeljünk el egy autóipari beszállító vállalatot, ahol közeledik az éves belső audit időpontja. A minőségügyi vezető előveszi az előző évi auditprogramot, frissíti az ellenőrzőlistákat, egyezteti az időpontokat a folyamatgazdákkal, majd megkezdődnek az auditok.
A dokumentumok rendelkezésre állnak, az eljárások naprakészek, a munkatársak ismerik a rájuk vonatkozó előírásokat. Az auditor végigmegy az ellenőrzőlistán, felteszi a szokásos kérdéseket, ellenőrzi a feljegyzéseket, majd elkészíti az auditjelentést.
Az eredmény: néhány kisebb észrevétel, komolyabb nemmegfelelőség nincs.
A vállalat elégedett. A belső audit teljesült, a minőségirányítási rendszer működik, a következő auditig nincs további teendő.
Néhány héttel később azonban a vevő reklamációt jelent be. Egy gyártási folyamatban nem megfelelő termékek kerültek kiszállításra. A kivizsgálás során kiderül, hogy a problémát egy korábban módosított gépbeállítás okozta. A módosítás nem minden érintett műszakban került megfelelően bevezetésre, és az ellenőrzési gyakorlat sem követte teljes mértékben a változást.
A kérdés adja magát: hogyan történhetett meg mindez, ha néhány héttel korábban a belső audit nem tárt fel jelentős problémát?
A válasz sok esetben egyszerű: az audit azt ellenőrizte, hogy a vállalat rendelkezik-e a megfelelő dokumentumokkal, de nem vizsgálta meg kellő mélységben, hogyan működnek a folyamatok a valóságban.
Ez a különbség választja el a pusztán megfelelőséget ellenőrző auditot a valódi értéket teremtő auditálástól.
Miért válik sok vállalatnál az audit adminisztratív feladattá?
A belső audit elsődleges célja, hogy objektív bizonyítékok alapján értékelje a szervezet működését, valamint azt, hogy a folyamatok megfelelnek-e az alkalmazandó követelményeknek, és eredményesen működnek-e.
Az ISO 9001 követelményei szerint a szervezetnek meghatározott időközönként belső auditokat kell végeznie. Az auditprogram kialakításakor figyelembe kell vennie többek között az érintett folyamatok jelentőségét, a szervezetet érintő változásokat és a korábbi auditok eredményeit.
A gyakorlatban azonban gyakran más szempontok kerülnek előtérbe:
- Legyen meg az éves auditprogram!
- Minden folyamatot auditáljunk!
- Legyen kitöltve az ellenőrzőlista!
- Készüljön el az auditjelentés!
- Ne legyen túl sok nemmegfelelőség!
Ezek önmagukban nem rossz célok, de nem jelentik azt, hogy a vállalat valóban megértette a folyamatai működését.
Az audit könnyen rutinfeladattá válhat. Az auditor ugyanazokat a kérdéseket teszi fel, ugyanazokat a dokumentumokat ellenőrzi, és gyakran ugyanazokat a válaszokat kapja.
Közben a szervezet működése folyamatosan változik. Új gépek jelennek meg, módosulnak a gyártási paraméterek, új munkatársak érkeznek, változnak a vevői követelmények, és egyre több digitális megoldás épül be a folyamatokba.
Ha az audit módszere nem követi ezeket a változásokat, könnyen előfordulhat, hogy a vállalat rendelkezik egy jól dokumentált minőségirányítási rendszerrel, miközben a mindennapi működésben jelentős kockázatok maradnak feltáratlanul.
A jó auditor nemcsak ellenőriz, hanem összefüggéseket keres
A valódi folyamat-audit nem áll meg annál a kérdésnél, hogy rendelkezésre áll-e egy dokumentum vagy feljegyzés.
Az auditor azt vizsgálja, hogy a folyamat ténylegesen úgy működik-e, ahogyan azt a szervezet meghatározta, és képes-e elérni a kívánt eredményeket.
Ehhez másfajta kérdezési és gondolkodási módszer szükséges.
Például egy gyártási folyamat auditálásakor nem elegendő megkérdezni:
- Van jóváhagyott munkautasítás?
- Rendelkezésre áll a gépbeállítási dokumentáció?
- A kezelők megkapták a szükséges oktatást?
- Vezetik az ellenőrzési feljegyzéseket?
Ezek fontos kérdések, de érdemes továbbmenni:
- A kezelők valóban a legfrissebb munkautasítás alapján dolgoznak?
- Hogyan történik a gépbeállítás módosításának jóváhagyása?
- Milyen módon jut el a változás információja minden érintett műszakhoz?
- Hogyan ellenőrzik, hogy a módosítás után is megfelelő marad a termék minősége?
- Mi történik, ha a folyamat eltér a meghatározott paraméterektől?
- Milyen bizonyíték igazolja, hogy a bevezetett intézkedés eredményes?
A különbség jelentős. Az első kérdéscsoport elsősorban a dokumentált rendszer meglétét vizsgálja. A második már a folyamat működésére, a kockázatok kezelésére és az eredményességre irányul.
A jó auditor nem azt keresi, hogy hol lehet kipipálni egy követelményt, hanem azt, hogy a folyamatban hol keletkezhet probléma, és milyen bizonyítékok támasztják alá a működés eredményességét.
Vállalati példa: minden dokumentum rendben volt, mégis reklamáció lett belőle
Térjünk vissza a korábban bemutatott autóipari beszállítóhoz!
A vállalat egyik CNC-megmunkáló területén a gépbeállítási paraméterek módosítására került sor. A változtatás célja a ciklusidő csökkentése volt, miközben a termék előírt minőségi jellemzőit változatlanul kellett biztosítani.
A módosítást a műszaki terület jóváhagyta, a kapcsolódó dokumentációt aktualizálták, és az érintett munkatársak oktatása is megtörtént.
A belső audit során az auditor ellenőrizte:
- a jóváhagyott munkautasítást;
- a gépbeállítási paramétereket;
- az oktatási feljegyzéseket;
- a gyártásközi ellenőrzések dokumentációját.
Minden dokumentum rendelkezésre állt, ezért az auditor nem állapított meg nemmegfelelőséget.
A későbbi vevői reklamáció kivizsgálása azonban más képet mutatott.
A problémát az okozta, hogy az új beállítási paraméterek alkalmazása nem volt egységes a különböző műszakokban. Az egyik műszakban dolgozó operátor a korábbi beállítási gyakorlat szerint dolgozott, mert a változásról nem kapott megfelelő gyakorlati tájékoztatást. A gyártásközi ellenőrzés pedig nem tartalmazott olyan célzott ellenőrzési pontot, amely időben jelezte volna az eltérést.
Mit kellett volna másképp csinálnia az auditornak?
Egy mélyebb folyamat-audit során az auditor nem állt volna meg a dokumentumok ellenőrzésénél.
Megvizsgálta volna például:
- A gép aktuális beállításait, és összevetette volna azokat a jóváhagyott paraméterekkel.
- Megkérdezte volna a különböző műszakokban dolgozó operátorokat, hogyan értesültek a változásról.
- Megfigyelte volna a tényleges gépbeállítási és ellenőrzési gyakorlatot.
- Mintavétellel ellenőrizte volna a gyártási feljegyzéseket.
- Megvizsgálta volna, hogyan ellenőrzi a vállalat a módosítás eredményességét.
Ezekkel a módszerekkel már az audit során feltárható lett volna a változáskezelés és a műszakok közötti információáramlás hiányossága.
A vállalat így még a vevői reklamáció előtt lehetőséget kapott volna a probléma megelőzésére.
Ez az audit valódi hozzáadott értéke: nemcsak azt mutatja meg, hogy mi nem működik megfelelően, hanem lehetőséget ad arra is, hogy a szervezet még a komolyabb következmények előtt beavatkozzon.
Hogyan alakítható át a belső audit fejlesztési eszközzé?
A változás nem feltétlenül igényel újabb dokumentumokat vagy bonyolultabb auditeljárásokat. Sokkal inkább szemléletváltásra és megfelelő auditor-kompetenciákra van szükség.
1. Az auditprogramot a vállalati kockázatokhoz kell igazítani.
Nem minden folyamat jelent azonos kockázatot. Egy korábban reklamációkkal érintett, gyakran változó vagy nagy jelentőségű gyártási folyamat mélyebb auditálást igényelhet, mint egy stabilan működő adminisztratív folyamat.
2. A dokumentáció helyett a tényleges működés kerüljön a középpontba.
A dokumentumok ellenőrzése továbbra is fontos, de ki kell egészíteni helyszíni megfigyeléssel, munkatársakkal folytatott interjúkkal és objektív bizonyítékok vizsgálatával.
3. Az auditor tanuljon meg jól kérdezni.
A nyitott kérdések, a folyamatok közötti összefüggések feltárása és a válaszok bizonyítékokkal történő alátámasztása elengedhetetlen. A jó auditor nem sugallja a választ, hanem segít felszínre hozni a tényleges működést.
4. Az audit eredménye vezessen valódi intézkedésekhez.
Egy auditjelentés elkészítése önmagában nem jelent fejlesztést. A feltárt problémákat értékelni, szükség esetén gyökérok-elemzéssel kivizsgálni, majd a bevezetett intézkedések eredményességét ellenőrizni kell.
5. A vezetés használja fel az audit eredményeit.
Az auditmegállapítások értékes információkat szolgáltathatnak a vezetői döntésekhez, a folyamatfejlesztéshez, az erőforrások tervezéséhez és a kockázatok kezeléséhez.
A jövő auditora nem csupán a szabványt ismeri
A korszerű auditálás egyre összetettebb feladat. A digitalizáció, az automatizált gyártási folyamatok, a mesterséges intelligencia alkalmazása és a változó vevői követelmények új kihívások elé állítják a vállalatokat és az auditorokat.
A szabványkövetelmények ismerete továbbra is alapvető, de önmagában nem elegendő.
A felkészült auditornak:
- értenie kell az auditált folyamat működését;
- képesnek kell lennie a kockázatok felismerésére;
- megfelelő interjútechnikával kell rendelkeznie;
- objektív bizonyítékok alapján kell értékelnie;
- fel kell ismernie a folyamatok közötti összefüggéseket;
- és képesnek kell lennie arra, hogy az audit eredményeit fejlesztési lehetőségekké alakítsa.
Ebben nyújt segítséget az ISO 19011 iránymutatása, amely az irányítási rendszerek auditálásának alapelveit, az auditprogram irányítását, az auditok végrehajtását és az auditorok kompetenciáját is tárgyalja.
Ne csak az auditok teljesítését mérjük, hanem az általuk elért eredményeket is!
Érdemes a vállalatoknak feltenniük néhány kérdést:
- Hány olyan problémát tárt fel a belső auditunk, amelyet egyébként csak vevői reklamáció vagy termelési veszteség után vettünk volna észre?
- Hány auditmegállapítás vezetett tényleges folyamatfejlesztéshez?
- Ellenőrizzük-e a helyesbítő intézkedések eredményességét?
- Az auditok eredményei megjelennek-e a vezetői döntésekben?
- Auditoraink valóban értik-e az általuk auditált folyamatokat?
Ha ezekre a kérdésekre nem tudunk egyértelmű válaszokat adni, érdemes felülvizsgálni a jelenlegi auditgyakorlatot.
A belső audit ugyanis nem egyszerűen egy szabványkövetelmény teljesítése. Megfelelően alkalmazva olyan visszajelzési rendszer, amely segít felismerni a működés gyenge pontjait, megelőzni a problémákat és javítani a vállalati folyamatok eredményességét.
A kérdés tehát nem az, hogy megfelelünk-e az auditon. Hanem az, hogy az audit eredményeként jobbá válik-e a vállalat működése.
Hogyan fejlesszük auditoraink kompetenciáját?
A valódi értéket teremtő auditáláshoz megfelelően felkészített auditorokra van szükség. A szabványkövetelmények ismerete mellett a gyakorlati auditálási módszerek, a kockázatalapú gondolkodás, az interjútechnika és az objektív bizonyítékok értékelése is meghatározó.
A TEKT Kft. képzései segítséget nyújtanak a minőségirányítási szakemberek, belső auditorok és vezetők számára abban, hogy ismereteiket a vállalati gyakorlatban is alkalmazható kompetenciákká fejlesszék.
Kapcsolódó képzési területeink:
- ISO 9001 belső auditor képzés
- ISO 19011 – irányítási rendszerek auditálása
- IATF 16949 auditor képzések
- Kockázatalapú megközelítés és folyamat-auditálás
Ismerje meg képzéseinket, és tegye a belső auditot vállalata fejlesztésének valódi eszközévé!
TEKT Kft. – Szakértelem, amely a gyakorlatban is értéket teremt.